Privacy Policy

Versie: 2 maart 2026

  • Verwerkingsverantwoordelijke (Organisator): Lootse Flandriens
  • Adres: Steenweg op Deinze 91, 9880 Aalter
  • E-mail privacy & contact: DPO – info@graveloo.be

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens we verwerken in het kader van Graveloo, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

1) Welke gegevens verwerken we?

A) Bij inschrijving (Gravity Forms)

Wanneer je je inschrijft via ons formulier, verwerken we:

Identificatie

  • Voornaam, naam
  • Geboortedatum (voor verzekering/administratie en om leeftijdsvoorwaarden te kunnen verifiëren)
  • Contact
  • E-mail
  • (optioneel) telefoon
  • Adresgegevens
    • Straat + nummer, postcode, gemeente, land (voor verzekering en/of factuurgegevens indien nodig)
  • Noodgegevens
    • Noodcontact telefoonnummer (enkel voor contactname in geval van incident tijdens het event)

Eventgegevens

  • Gekozen afstand

Technische gegevens

  • Datum/tijd van inzending
  • IP-adres en browser/device info (afhankelijk van jullie instellingen en server logs)

B) Betaling (Stripe)

Voor de betaling gebruiken we Stripe als betaalverwerker.

  • We ontvangen van Stripe o.a. betalingsstatus en transaction/reference ID.
  • We slaan geen volledige kaartgegevens op. Kaartgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt.

C) E-mails (bevestiging & service)

Na inschrijving versturen we e-mails via WordPress/Gravity Forms/Mailchimp:

  • bevestiging van inschrijving
  • praktische eventinfo (service mails)
  • opvolging bij vragen of betalingsproblemen
  • Praktische info 

D) Contactaanvragen

Als je ons contacteert, verwerken we je contactgegevens en de inhoud van je bericht.

E) Foto & video

Tijdens het event kunnen foto’s/video’s gemaakt worden waarop deelnemers herkenbaar kunnen zijn.

2) Waarom verwerken we die gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor:

  • Inschrijving en deelnemersadministratie (deelnemerslijst, afstand, opties)
  • Betaling verwerken en opvolgen (via Stripe)
  • Verzekering en veiligheidsorganisatie
  • geboortedatum en adres om deelnemers correct te registreren (verzekering/administratie)
  • noodcontact om in geval van incident snel iemand te kunnen verwittigen
  • Communicatie over je inschrijving en praktische info
  • Boekhouding (betalingsbewijzen, facturatie indien van toepassing)
  • Beeldmateriaal voor verslaggeving en promotie van Graveloo

3) Rechtsgrond (GDPR)

We verwerken jouw gegevens op basis van:

  • Uitvoering van een overeenkomst: jouw inschrijving/ deelname aan Graveloo
  • Wettelijke verplichting: boekhouding (waar van toepassing)
  • Gerechtvaardigd belang: organisatie, veiligheid, IT-beveiliging en fraudepreventie
  • Toestemming: waar wettelijk vereist (bv. niet-essentiële cookies of aparte nieuwsbrief, indien van toepassing)

4) Met wie delen we jouw gegevens?

We delen jouw gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor de werking:

  • Gravity Forms / WordPress: formulierinzendingen worden opgeslagen in de WordPress-database op onze hosting.
  • Stripe: voor het verwerken van betalingen.
  • Hosting/IT-partner: via Easyhost -toegang enkel indien nodig voor support/veiligheid.
  • E-mailaflevering: via interne mailsecer.
  • Verzekeraar: enkel gegevens die nodig zijn voor dekking/administratie.

We verkopen jouw data nooit. We geven deelnemersgegevens niet door aan sponsors/partners voor hun eigen marketing, tenzij jij daar expliciet toestemming voor geeft.

5) Bewaartermijnen

We bewaren data niet langer dan nodig:

  • Inschrijvingsdata (Gravity Forms): tot 12 maanden na het event (support/nazorg), tenzij er een incident/verzekeringsdossier loopt.
  • Noodcontactgegevens: maximaal 12 maanden na het event (zelfde logica als inschrijvingsdata), en enkel toegankelijk voor de organisatiekern.
  • Geboortedatum & adres: maximaal 12 maanden na het event, behalve wanneer wettelijk vereist in boekhouding/facturatie.
  • Betalings- en boekhoudgegevens: tot 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
  • Contactmails/vragen: tot 24 maanden na laatste contact.
  • Foto/video: zolang relevant voor archief en promotie, tenzij je bezwaar maakt.

6) Beveiliging

We nemen passende maatregelen:

  • beperkte toegangsrechten (alleen organisatie)
  • sterke wachtwoorden en 2FA waar mogelijk
  • updates van WordPress/plugins
  • HTTPS en veilige hosting
  • minimale dataverwerking (alleen wat nodig is)

7) Jouw rechten

Je hebt recht op:

  • inzage
  • rechtzetting
  • verwijdering (voor zover wettelijk mogelijk; boekhouddata kunnen we niet altijd wissen)
  • beperking
  • bezwaar (bv. tegen foto’s/video)
  • gegevensoverdraagbaarheid (waar van toepassing)

Uitoefenen kan via: info@graveloo.be.
We reageren in principe binnen 30 dagen.

Bezwaar tegen foto/video

Wil je niet herkenbaar in beeld? Mail naar info@graveloo.be met:

  • je naam
  • (optioneel) link/screenshot van het beeld

We doen redelijke inspanningen om beelden te verwijderen/te vermijden, al is dit bij groepsbeelden niet altijd volledig te garanderen.

8) Cookies

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies voor werking. Niet-noodzakelijke cookies (bv. statistiek/marketing) plaatsen we alleen indien je daarvoor toestemming geeft (indien van toepassing).
Cookiebeleid: Zie link.

9) Klachten

Je kan ons contacteren via info@graveloo.be.
Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA/APD).