Algemene voorwaarden

Versie: 2 maart 2026

Organisator: Lootse Flandriens, feitelijke vereniging, voorzitter Tom Van Maldergem, Steenweg op Deinze 91, 9880 Lotenhulle, +32 496 22 04 06
Event: Graveloo – graveltoertocht (niet-competitief)
Datum & locatie: zaterdag 13 juni – start/finish: voetbalkantine WSL Lotenhulle, Breestraat 1, Lotenhulle
Contact: zie contact pagina

1) Toepasselijkheid

1.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op elke inschrijving, deelname en aanwezigheid op het event.

1.2. Door in te schrijven of deel te nemen verklaart de deelnemer deze voorwaarden te hebben gelezen en te aanvaarden.

2) Inschrijving, betaling en bevestiging

2.1. Inschrijving gebeurt online via de website en is pas definitief na online betaling.

2.2. Na betaling ontvangt de deelnemer een betalingsbewijs met QR-code. Deze QR-code wordt gescand bij aanmelding op de eventdag.

2.3. Een inschrijving is persoonlijk. Ticket/naamsoverdracht kan enkel volgens de procedure die de Organisator communiceert (via mail) en uiterlijk 48 uren voor start event.

2.4. De Organisator kan een maximum aantal deelnemers hanteren (indicatie: 200–250). Bij bereiken van het maximum worden inschrijvingen afgesloten.

3) Eventformule, routes en GPX

3.1. Graveloo is een toertocht. Het is geen wedstrijd; eventuele Strava-segmenten of “fun”-prijzen wijzigen dit niet.

3.2. Er zijn (indicatief) twee afstanden: 75 km en 105 km.

3.3. De rit wordt gereden op GPX; er is geen bepijling. De deelnemer is verantwoordelijk om een werkende navigatie (GPS/telefoon) mee te nemen en het GPX-bestand correct te gebruiken.

3.4. De Organisator kan om veiligheids- of vergunningsredenen routes, starturen, bevoorradingspunten of passages aanpassen, ook last-minute.

4) Deelnemersvoorwaarden (veiligheid en gedrag)

4.1. Deelname is toegestaan vanaf 16 jaar (of jonger met schriftelijke toestemming en/of begeleiding door een ouder/voogd)

4.2. Helm dragen is verplicht tijdens het fietsen.

4.3. De deelnemer zorgt voor een technisch in orde zijnde fiets, voldoende remmen, en basisuitrusting (reserveband/plug, pomp/CO₂, multitool).

4.4. De deelnemer respecteert altijd de Wegcode en het Wegverkeersreglement, aanwijzingen van seingevers/organisatie, andere weggebruikers, bewoners, natuur en privépassages.

4.5. Deelnemers rijden defensief. Onveilig gedrag (bv. roekeloos inhalen, agressie, afval achterlaten) kan leiden tot uitsluiting zonder recht op terugbetaling.

5) Verkeerssituatie en aansprakelijkheid

5.1. De deelnemer begrijpt en aanvaardt dat (delen van) het parcours over openbare wegen en paden lopen waar ook andere weggebruikers aanwezig zijn.

5.2. Deelname gebeurt op eigen risico. Wielrennen/gravel houdt inherente risico’s in (valpartijen, botsingen, materiaalpech, weersomstandigheden, etc.).

5.3. Behoudens dwingende wettelijke bepalingen is de Organisator niet aansprakelijk voor:

lichamelijke of materiële schade van de deelnemer,
diefstal of verlies van materiaal,
schade veroorzaakt door derden.

5.4. De Organisator wijst er expliciet op dat de organiserende club niet verantwoordelijk is voor ongevallen/incidenten tijdens deelname (waiver-principe).

6) Verzekering

6.1. De Organisator is verzekerd in zijn eigen burgelijke aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan derden of deelnemers.

6.2. De Organisator voorziet geen ongevallenverzekering voor deelnemers. De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk om na te gaan of hij/zij voldoende verzekerd is (familiale BA, hospitalisatie, sportongeval, etc.).

6.3. Schade aan de eigen fiets/uitrusting valt niet onder de organisatieverzekering.

7) Medisch, noodprocedures en stopzetting

7.1. De deelnemer verklaart medisch geschikt te zijn om deel te nemen en handelt verantwoordelijk (eten/drinken, stoppen bij klachten).

7.2. Bij ongeval: bel 112 bij levensbedreigende situaties en contacteer het noodnummer van de organisatie (staat op bandje).

7.3. De Organisator kan een deelnemer uit veiligheidsoverwegingen verzoeken te stoppen (bv. door onderkoeling, gevaarlijk rijgedrag, ongeschikte fiets).

8) Wat is inbegrepen

8.1. Inbegrepen prestaties worden door de Organisator gecommuniceerd (bv. ontbijt, bevoorrading, drank/etenbon, technische support). Zie startpakket op praktische pagina

8.2. Niet-gebruik van voorzieningen (bv. geen ontbijt nemen) geeft geen recht op terugbetaling.

9) Annulatie, wijziging en terugbetaling

9.1. Annulatie door deelnemer: geen terugbetaling (omdat catering/verzekering/logistiek dan vastligt).

9.2. Wijzigen afstand/gegevens: mogelijk tot 48 uren voor start indien organisatorisch haalbaar. Contacteer Organisator

9.3. Annulatie/wijziging door Organisator: bij overmacht, veiligheidsredenen of beslissingen van overheid/politie kan het event aangepast, uitgesteld of geannuleerd worden. In dat geval bepaalt de Organisator redelijk en transparant de regeling (bv. gedeeltelijke terugbetaling of voucher), rekening houdend met reeds gemaakte kosten.

10) Weersomstandigheden en overmacht

10.1. Graveloo gaat door bij normale weersomstandigheden.

10.2. Bij extreme omstandigheden (storm, code rood, natuurverbod, etc.) kan de Organisator parcours of formule aanpassen of annuleren. Dit valt onder overmacht.

11) Beeldrechten (foto/video)

11.1. Tijdens het event kunnen foto’s en video’s gemaakt worden. De deelnemer geeft toestemming om deze beelden te gebruiken voor promotionele en verslaggevende communicatie (website, social, partners) zonder vergoeding.

11.2. Wie bezwaar heeft, meldt dit vooraf via contactformulier en/of bij check-in. De Organisator doet redelijke inspanningen, maar kan geen absolute garantie geven (bv. crowd shots).

13) Klachten en betwistingen

13.1. Klachten kunnen tot uiterlijk 5 dagen na het event per mail worden ingediend via contactformulier, met duidelijke omschrijving.

13.2. Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing en in het geval van geschillen is de ondernemingsrechtbank Gent afdeling Gent, de rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen Gent dan wel de vrederechter van Deinze naargelang de situatie bevoegd.